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仁和云ERP生产管理系统数据基础管理步骤

 2021-03-05 18:22  来源:互联网  我来投稿   云台的个人主页 撤稿纠错

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ERP软件的主要作用就是对企业信息的整合,而信息的载体和表达都要通过数据完成。对项目实施来讲,基础数据的准备工作难度最大。

首先,基础数据涉及面广,涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息。物料基本信息,产品结构数据,会计科目,供应商客户信息,部门、工厂、仓库、车间信息等等属于可见信息,这些信息在手工作业中也会用到。不可见信息如单据类型、仓库性质、计划参数等,这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的,它们会影响到系统计算。  数据的正确性是最重要的,基础数据是许多程序正确运行的基础,为了帮助企业更有效地实施ERP,下面谈一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备。

第一步:确定工作范围

首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备,然后确定参与部门和人员配备,进而确定工作计划,切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做,必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议,以方便工作人员之间沟通。

第二步:建立必要的编码原则

ERP软件对数据的管理是通过编码实现的,编码可以对数据进行唯一的标识,并且贯穿以后的查询和应用,建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则,也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法,所谓磨刀不误砍柴工,大家切不可急于求成,忽略了这些重要的工作。

第三步:BOM结构的确定(根据企业情况可选)

如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系,这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定,今后的统计分析就不能细化;如果半成品设定多,就会大大增加数据量。如果遇到下列情况,那么半成品要设置编码管理:对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务等。

第四步:收集第一手资料,将原来的离散数据从不同部门集中

在这些离散数据中,仅物料基本信息一项,字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中,应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转,让各部门将与自己相关的数据填入表格,完成后传递给下个部门,以此类推,直到完成此步工作。在工作中应注意传递的安排,传递路径需提前确定。为了保证工期,可以让不同部门同时开始,然后交叉传递,或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时,将每张发出的表格统一编号(唯一),并在部门间交接时做好记录,这样不仅可以控制进度,还能避免数据丢失。

第五步:数据检查

数据整理好要进行检查,先从整体检查再到各模块检查。完整性检查:完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数,将其和历史数据比较;

正确性检查:正确性的范围很广,可以由企业自己根据需要制定检查原则,有些错误如会计科目是资产类型的。

唯一性检查:数据的唯一性应该从两个角度检查,常见错误有多个实物编成同一个编码,如果以后录入系统,成熟的ERP软件会提示编码已经存在,并拒绝接受。

在改正错误的同时,要做好资料版本的控制,这个工作在多部门参与的数据整理工作中尤为重要,资料数据的更新与及时同步。

在收集和整理这两个步骤中,各企业根据自身员工的技术和特长,通常会用一些工具软件辅助数据收集和整理工作,常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等,如果依靠人工比对检查,所需的时间和工作量都是企业无法承受的。

ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身,严密的计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手。

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作者: 云台    /    文章:25722篇

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