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如何同时管理项目进度和项目期望?

 2021-04-06 13:55  来源:互联网  我来投稿   云台的个人主页 撤稿纠错

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管理项目进度非常重要。但是,期望可以改变项目发起人对项目的看法,并且看法是现实的。因此,能够同时管理项目进度和人们的期望很重要。

项目进度管理涉及跟踪大多数活动事项。大部分项目涉及多名团队成员,他们负责同时处理项目的不同方面。你必须监管预算、范围、计划、资源、待完成任务等要素。准确而有效的监管能让你遵循时间表,在过程的早期阶段识别问题,确保项目取得成功。

理清期望

要想有效管理项目进度,你就必须搞清楚你的目标。为了实现目标,你首先要有一个定义项目范围和任务的可靠计划,还需要涵盖所有内容的时间表。在分解项目时,你需要知道项目的目标和可交付成果,以及实现它们的方式。你还需要知道每项任务的大概完成时间以及谁处理项目的哪个部分,这样你就能确保实现目标和可交付成果。在项目过程中传达清晰的期望,有助于你的团队保持进度,使监管更加容易。

设置定期监管时间间隔

在监管过度和监管过少之间寻找平衡常常是一项挑战,尤其当你还是个项目管理新手的时候。如果你不断监管团队成员,或者期望他们每天向你汇报,这感觉就像你在对团队进行微观管理,你不信任他们。如果监管的时间间隔过长,当你发现项目已经落后于计划或遇到重大障碍时,可能为时已晚。

计划每周的监管对许多项目来说十分有效。有些项目每两周或每个月监管一次效果最好。其他项目可能需要更频繁的监管,倘若周转时间很短,或者时间表不能改变太多。设置符合你的需求和项目时间表的时间间隔,并向你的团队传达这些报告预期。

选择收集数据的方式

关于收集数据,首先你要知道如何从团队中获取信息。你可以要求项目参与者进行自我报告,但你可能会花费额外的时间提醒人们与你联系,或跟踪项目进度的细节。有个简单的方法可以帮助所有人记住并确保你得到你所需要的信息,那就是在指定的时间间隔召开站立会议。这也许意味着,你会参加短暂的每周会议,会中每个人报告进展。这些会议也给你提供解决问题的机会。确保会议简短,切中要点,尽可能提高效率。

关于收集数据,你还要决定如何跟踪数据。你既可以使用电子表格,又可以使用项目管理软件来保持一切进展顺利。一旦你选择了其中一种方法,你就要始终如一地使用它,这样它就能成为保持一切正常运行的可靠资源。如果多人输入数据或对电子表格进行更改,请为这些更改设置指导方针和标准,确保电子表格的一致性。

调整期望

项目进度的监管还涉及基于你所收集的信息,根据需要调整期望。如果你在监管新软件产品的开发,初始编程的延误会要求你为项目的其余部分调整时间表。同样,如果测试阶段比预期更快,bug比往常更少,那么你可以比预期更快地交付软件产品。

错过某项任务的截止日期,整个项目的时间表就会被打乱。例如,你正在开发一个新的培训项目,在负责人完成大纲和内容制定之前,为新课呈现制作幻灯片的人无法完成工作。开发软件过程中,开发人员完成产品的创建后,测试人员才能开始工作。

如果实际进展与预期进展不一致,那么是时候评估情况,看看哪些需要做出改变。你可能不费力气就能赶上进度并保持进展。不过,你也可能需要推迟交付日期,或对项目预期进行其他变更,从而解释差异。

如何更好管理项目进度和项目期望?

如果使用正确的工具和沟通技术,管理项目进度及期望将变得很简单。

8Manage PM项目管理系统面向实时交易,通过易用的视觉工具、图表和数据交流信息管理项目进度及期望,使团队每个人都在同一页面上,实现无缝协作。

1、实现最大限度的可视化

你可使用8Manage PM创建资源分解和项目时间表的可视化表示。

通过8Manage系统,项目团队可以清楚了解已经完成的情况、正在做的以及后续将有可能需要做的事项。分配新任务(受客户需求的启发)时,8Manage PM能够评估团队当前的工作量,因此你很容易就能评估额外任务对团队当前生产力的影响。

2、与利益相关者保持沟通

8Manage PM通过以下功能与利益相关者透明地传达项目期望和管理项目进度:

?使状态报告易于访问。为利益相关者提供你自己的项目仪表板视图,该视图可显示最新数据,并保留不可更改的完整性数据。

?集中所有注释,文档和资源。将它们全部添加到系统数据库中,你可以根据需要搜索。

?设定过程目标。项目目标集中在最终产品上,而过程目标则基于到达目标的过程。通过具体的过程目标(例如各个任务的截止日期)与利益相关者建立期望,以便他们了解你的团队从头到尾的实际情况,同时也方便跟踪项目进度。

积极地管理期望和进度会获得成功的项目、满意的利益相关者以及客户和团队。现在就申请8Manage PM免费演示,看看如何在各个项目阶段快速、轻松地管理好项目:http://www.8manage.cn/

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作者: 云台    /    文章:25722篇

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